对于企业采购系统的重要性

采购订单中有很多内容都是从产品基本信息表中取得。如产品的规格描述、产品的计量单位、产品的包装要求等等。有时候企业根据实际需要，可能需要在采购订单上更新这些信息。如以前供应商送原材料过来的时候是4个一包的。现在企业为了一些原因，如生产线的要求，需要把这个包装数量改为3个一包或者5个一包。此时，在采购订单的包装说明中可以进行更改。更改保存后，就完事了吗？其实，这背后还暗藏着一个业务逻辑。即这个包装信息、产品规格等等属于产品的基本信息范畴。那么在采购订单上进行更改后，是否要求采购订单在保存更新的同时去更新产品基本信息表中的内容吗？还是只是采购订单上更新即可？
到底采用什么方式，主要根据企业业务性质来判断的。如果这个更新只是一个临时的调整，那么就不需要更新产品基本信息中的内容。但是，如果这个更新是的，以后都要采用这个包装方式的话，则就需要在更新采购订单的同时更新产品基本信息表中的内容。不过产品基本信息表中的内容毕竟比较敏感，如果想通过订单关联更新产品基本信息表中的内容，则要符合一些业务逻辑的控制规则。具体来说，主要有三个方面。
1.产品信息表中
必须指明某个字段可以被其他单据所更改。这主要是为了保证数据的一致性。因为在企业中，原材料等基本信息往往不是采购人员建立，而是研发部门等建立。为此，研发部门有这个权利那些内容可以被其他人员更改。如此的话，当其他部门通过其他单据更改了某部分内容之后，作为产品信息的主人，就比较容易追踪。在实际工作中，笔者建议企业用户，把一些关系不是很大的内容，如包装方式等等可以让其他员工进行更改，以减少信息建立人员的工作量。但是，对于一些关键的参数，如原材料检验标准、原材料规格等字段的话，还是谁建立谁更改。
2.用户需要有这张表对应的权限
如在ERP系统权限设计中有一个排它权限。如果某个用户做了这个限制之后，则他建立的信息可能就只有他自己能够进行更改。其他用户无权进行修改。如果有这个限制的话，则其他用户就无法通过采购订单等相关单据更新这个产品基本信息表。
3.是采购订单中的控制
在实际工作中，可能需要更新与不需要更新两种情况同时存在。是否需要更新产品基本信息表的内容需要采购员根据实际情况来进行判断。为此，在采购订单更新用户按保存后，系统就会进行判断。更改的内容是否涉及到产品基本信息表中的内容。如果涉及到而且产品基本信息表中又指定这个字段可以被更改的话，则系统就会提示用户是否需要把这个更新同步到产品基本信息表中。如果用户选择是的话，则这个更新会被同步到产品基本信息表中。如果选择否的话，则只是在采购订单上进行更新，而不会涉及到产品基本信息表。
也就是说，要同时满足以上三个条件，产品基本信息表中的内容才能够被采购订单所更新。笔者在项目推广中，对于用户的建议是这个功能要慎用。对于一些共享程度比较高的信息可以通过级联更新来节省数据维护的工作量。但是对于一些技术性比较强的数据，则还是采取专人维护专人负责制比较好。